Privacy & AVG
Hoe OfferteOpvolgen.nl omgaat met persoonsgegevens en e-mailinhoud.
Uitgangspunten
- Applicatie, database en documentopslag draaien op infrastructuur binnen de EU.
- We verwerken alleen e-mail die bewust naar het unieke intake-adres van jouw organisatie is gestuurd (BCC/CC). Willekeurige mailboxen worden nooit uitgelezen.
- Gegevens van verschillende organisaties zijn strikt gescheiden; elke toegang wordt per organisatie geautoriseerd.
- AI-uitkomsten worden nooit blind als feit behandeld: betrouwbaarheidsscore, bron en controlestatus worden bewaard, en handmatige keuzes hebben voorrang.
Welke gegevens verwerken we?
- Offertemails en bijlagen die je zelf via het intake-adres aanlevert, en antwoorden van je klanten daarop: afzender, ontvangers, onderwerp, inhoud en offerte-PDF's.
- CRM-gegevens die daaruit worden opgebouwd: bedrijfsnamen, contactpersonen, functies, e-mailadressen, telefoonnummers, offertebedragen en correspondentiehistorie.
- Acceptatiegegevens bij digitale accordering: naam, functie, organisatie en geverifieerd e-mailadres van de ondertekenaar, tijdstip, documentversies en cryptografische hashes. IP-adres en browserinformatie worden alleen vastgelegd voor zover aantoonbaar nodig voor bewijsvoering en beveiliging.
- Accountgegevens van gebruikers: naam, zakelijk e-mailadres en beveiligingsinstellingen. Wachtwoorden worden uitsluitend gehasht opgeslagen.
Bewaartermijnen en verwijdering
- Ruwe e-mail en bijlagen kennen een bewaartermijn en verwijderbeleid; wat niet meer nodig is, wordt opgeruimd.
- Acceptatiebewijzen worden bewaard zolang dat voor de commerciële overeenkomst en bewijsvoering nodig is.
- Bij beëindiging van je account kun je een export ontvangen en worden gegevens daarna verwijderd.
AI-verwerking
Voor het uitlezen van offertes, het herkennen van klantreacties en het opstellen van conceptmails gebruiken we de Claude-API van Anthropic. Deze verwerking is vastgelegd in onze verwerkersovereenkomst en subprocessorlijst. AI stelt voor; regels en mensen beslissen: kritieke acties zoals verzenden en het markeren van gewonnen/verloren volgen vooraf ingestelde grenzen.
Jouw rechten
Voor inzage, correctie, export of verwijdering van gegevens, of vragen over deze verklaring, mail hallo@offerteopvolgen.nl. We reageren binnen vijf werkdagen.
Deze pagina wordt aangevuld zodra de dienst algemeen beschikbaar is (o.a. volledige verwerkersovereenkomst en subprocessorlijst).